泛OA之五：“泛OA”的三头六臂

2019-09-17

万勇

我们说泛OA是全员使用、业务相关，易于扩展的企业信息系统，是员工眼中无所不能的“企业手机”。那么泛OA到底包含哪些功能呢？

从用户角度来看，泛OA的功能分为六大类，第一大类是信息中心，第二大类是流程中心，第三大类是企业主数据，第四大类是企业知识库，第五大类是企业社交平台，第六大类是常用办公工具。

从产品角度来看，泛OA具备完整的平台能力，组织架构，账户体系，消息中心，事件中心，数据中心，报表中心，权限中心，日志中心，安全机制，内外通道，接口能力等等。这方面另文阐述。

本文主要从“用户”角度来看泛OA的功能，泛OA的“用户”是系统的真实使用者，是全体员工，而“客户”是企业的系统采购决策者。这两者是不同的，企业的系统采购决策者可以决定买不买，但系统的真实使用者会用脚投票，决定系统好不好用以及用不用。因此对于泛OA系统来说，最终用户的口碑会决定系统的兴衰。

如果说全员使用、业务相关、易于扩展是泛OA安身立命的“三头”，那么信息中心、流程中心、主数据、知识库、社交平台、常用工具就是泛OA神通广大的“六臂”。

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为行文方便，本文有时也用“OA”来指代“泛OA”，因为OA发展的高级阶段就是泛OA。

一、信息中心（CMS）

每一个企业都像一个小社会，社会上个人对互联网的需求在企业内部同样存在。企业信息中心的功能类似于个人互联网上的门户网站，比如新浪。

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1、新闻公告。

OA系统通常作为企业的内部网络门户，是企业正式的官方信息发布渠道，也是员工获取各种企业新闻、公告、通知的正式渠道。通常希望企业员工知晓的信息会发布在企业OA平台上，同时在OA上发布的信息也意味着全员已经知晓。

2、专题频道。

和门户网站相类似，企业OA的信息中心也可以包含很多频道或专题。包括公司新闻，使命愿景，通知公告，人事任免，政策措施，制度流程，计划总结，业绩发布，热点专题，先进人物，奖惩通告，常用资料，调查问卷，外部网络舆情等等。根据公司的管理需要还可以开辟一些专栏，比如股市动态，食堂菜谱，班车信息，二手交易市场，技术专栏，母婴知识，健身达人等等。

频道不宜划分过细，可以是图文信息或者音频、视频，也可以根据内容设定阅读权限，还可以设置评论发言区引导员工积极参与讨论。企业中不同的部门或项目组也可以开启本部门专属的信息中心。企业信息发布通常需要有审核机制并专人负责。

3、图表查询。

除了各种新闻公告之外，从使用者角度来看，企业的各种报表查询、管理者驾驶舱也应该归入信息中心大类。企业的各种业务系统会产生很多业务数据，其报表查询分散在每个系统中对使用者并不方便，将这些报表的查询入口放在泛OA中就可以极大的方便用户，同时也能提升报表使用率和数据质量。

4、企业搜索。

基于大量的事件（流程）和数据，泛OA平台还可以进一步成为企业搜索的入口，全体员工都能够一站式检索到自己有权限的信息，就像百度一样。

几乎所有OA产品都具备信息中心的功能，相比电子邮件等信息发布方式，信息中心的主要优势是发布的内容长期有效，新老员工均可查阅，也能和用户互动。

但传统OA普遍存在的问题是使用体验差，数据不完整，功能粗糙。传统OA需要学习互联网风格的使用体验，需要与其他系统尽可能多的整合数据。

二、流程中心（BPM）

美国学者迈克尔·哈默提出的流程再造理论，让人们认识到了业务流程的重要性，而以客户为中心的经营理念让企业认识到必须从职能型组织向流程型组织转变。可以说流程是一个企业区别于其他企业的核心竞争力。铁打的营盘流水的兵，企业流程就是“铁打的营盘”。

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业务流程管理是泛OA最核心的能力。同时，泛OA也是管理业务流程的最佳平台。流程和软件的关系是：虽然流程不一定要跑在软件上，但没有软件支持的流程一定跑不好。

比照个人互联网应用，泛OA的流程中心类似于企业内的淘宝，结合主数据功能满足员工的各种办事（交易）需求。

企业中业务流程的管理并不是OA系统的专利，几乎所有的业务系统都包含流程管理，财务的单据凭证记账报表流程，销售的订单出库收款流程，供应链的采购入库付款流程，生产的BOM原材料加工入库流程，这些核心业务流程通常都在企业ERP系统中管理，而销售线索客户报价销售漏斗合同成单流程通常是在企业CRM系统中管理。

但在企业信息化实践中，我们越来越认识到在ERP/CRM/SCM这些系统中实现的流程其实只是整个业务中间的一段，没有做到、也做不到端到端的完整业务流程。面对这种情况，多数情况都选择在OA系统中补全流程，常常是“两头在OA，ERP管中间”。这种方法几乎成了标准方案，而ERP也越来越后台化了。

除了企业内部的业务流程，端到端的业务流程还经常会跑到企业外部，使得泛OA成为企业内外业务联系的通道。例如通过泛OA的外部门户，客户可以直接下单，供应商可以直接投标，候选人可以投递简历，合作伙伴可以查收合同、发票。传统的的OA系统只面向企业内部员工是不对的，泛OA需要提供外部门户，只有这样才能实现完整的端到端的业务流程。

企业业务流程的范畴非常大，基本上所有的企业常规事件都是流程化的，企业中所有非一个人完成的工作，都是业务流程；实际上有些单人完成的工作，也是业务流程；有些需要人机互动的过程也是业务流程。

但我们只关心那些发生频率较高，规律性较强的业务流程，这样的流程才值得在软件中固化。那些偶发的例外事项并不值得在软件中管理。所以企业业务流程管理是极具个性化的，必须深入调研，精心设计，逐个实施，迭代优化。

企业业务流程是个很大的话题，此处仅做简述，另行专文详解。

三、企业主数据（MDM）

我们说要实现企业数字化转型，要实现产业数字化，而这里的数字化最核心的内容就是各种企业主数据和过程数据。

主数据是各种企业信息系统的核心内容，狭义的讲，企业主数据是指企业运营管理中各种业务对象的静态数字化属性，广义的讲也包括这些对象的动态变化过程数据。如果说业务流程是运输车，主数据就是车上的货物。

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企业中常见的核心主数据包括，客户主数据，供应商主数据，物料主数据，组织结构主数据，人员主数据，资产主数据，财务科目主数据。

实际上企业中还有众多非核心主数据。例如银行主数据，职位主数据，销售线索，联系人，合同，会议室主数据，车辆主数据，商标专利主数据，域名主数据，It系统账号主数据，等等。企业中的主数据几乎无处不在，远比我们印象中的要多。

主数据管理的主要问题是多系统对同一主数据的重复管理。每个系统对相同主数据的编码方式不同，侧重点不同，定义方式不同，记录方式不同，就导致系统之间数据无法通讯，形成了数据孤岛。

很多企业会建立专业的主数据管理系统来解决这一问题，但其实泛OA系统可能是主数据管理的最佳平台。

原因之一，很多主数据是随着业务流程创建的，而流程的源头在泛OA中。例如员工入职流程或招聘流程就产生了员工主数据，流程通过后再同步到其他系统中。

原因之二，即便主数据是在其他系统中产生的，也需要在泛OA流程中使用或变更或参与报表展示，所以泛OA必须能够获得这些主数据。

原因之三，泛OA系统本身能够非常便捷的建立各种非核心主数据，并提供给其他系统使用。

主数据的管理模式没有一定之规，主要看流程办理是否顺畅以及数据源掌握在谁手中。但出于流程办理和信息查询的需要，通常都会集成到泛OA中。

企业主数据也是个很大的话题，此处仅做简述，另行专文详解。

四、企业知识库（KM）

可以说现代企业都是知识型企业，每个企业在运营过程中都会产生大量的知识积累，通常是指文字、表格、图像、音视频等资料，离开这些知识企业将从零开始，重建这些知识企业将变成另外一家企业。

人类发展是建立在知识积累基础之上的，企业发展也必须建立在知识积累的基础之上。企业知识只有书面化才能有效的积累、传承和改进。虽然现在企业知识的大部分书面化是随着工作的开展自然产生的，但企业知识库的创建和管理则需要专业的工具刻意进行。

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1、企业知识管理的重要性

所有的企业知识都是企业经营的宝贵财富，如果散落在各个部门或人员自己的手中管理不善，就会带来很多问题甚至灾难。

知识管理不善是对公司财富的巨大浪费。因为每一个知识都是企业人力财力的结晶，一篇文档可能是几个甚至几十个人天的心血，不能重复利用就是企业投资的损失。
知识管理不善可能给企业经营带来巨大风险。因为企业的机密文件可能被盗用、误用，或发送给外部恶意使用者，从而给企业带来不可估量的损失。

2、企业知识包含哪些内容

比照个人互联网应用，泛OA的知识库类似于企业内的百度，其内容几乎包罗万象，包括企业的基本信息，文化使命，规划预算，制度流程；岗位职责分工，培训资料，工作绩效评价；各种产品说明书，销售使用的PPT，宣传文案，市场活动资料，公共关系资料；各种程序文件，设计图纸，软件需求说明书，设计文档，软件研发规范，生产或工作标准文件；各种采购、销售、诉讼等合同文件；各种专利、商标、著作权、证书、资格证书、软件授权等无形资产；公司的会议纪要，工作计划，工作总结，问题报告，年度报告；各种经验分享，标准的表格、单据、表单、流程图；大量信息系统使用日志等各种系统自动产生的数据，广义上讲也包括各种信息系统的备份；以及各种各种图片，音频视频等多媒体文件，甚至包括监控录像，网络访问记录，邮件发送记录，即时通讯系统对话，社交网络发言；以及所有各部门员工在工作中实际产生的各种过程文件。

3、企业知识管理的方法

企业的知识库，包括显性知识和隐性知识两大类，通常是半结构化或非结构化的，结构化的数据一般归类到“主数据”中。显性知识通常有专门的人员进行整理并归类上传到知识库，隐性知识通常是在各种工作过程当中产生的过程文件或对话资料，虽未专门整理但可以检索使用。

对于比较重要和规范的文件应当进行半结构化的显性管理，这部分是企业知识库管理的重点，需要在OA系统中统一管理。对于自然工作过程中产生的信息和文件可以分散在各系统中隐形管理，必要时做大数据分析。

显性的知识库管理第一要有版本管理，确保在OA知识库中发布的，是最新有效的版本，避免误导用户；第二是要有严格的权限管理，要保证恰当的人才能得到，第三是能够方便的进行全文检索，便于有权限的人可以高效查询使用。

建立公司的完整有效的知识库，不是一件容易的事情，但却是每个公司应当努力完成的重点工作，很多企业都无法将有价值的集中统一管理。现在市场上网盘类应用，其实在某种程度上起到了知识库管理工具的作用，但对企业来说安全性、便利性还远远不够。

五、企业社交平台（SNS，IM）

企业社交是指企业内同事之间的在线即时沟通。与个人社交平台不同，企业同事间无需加好友就可以直接交流，企业社交平台与企业中的各项业务密切相关，社交行为更多的是出于工作需要，天然有更多的交流话题，只有少量是出于个人兴趣。

但由于企业社交平台是被企业监管的，或者被认为是受企业监管的，因此发言通常比较谨慎严肃。如果企业的文化比较开放，企业应当引导员工更多在企业社交平台上讨论发言，一方面可以显著提高工作效率，另一方面可以让管理层更好的了解员工的真实想法，帮助企业改善管理。

企业社交平台主要包括企业IM，企业论坛，留言评论三部分。

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1、企业IM

企业IM类似于个人互联网上的微信、QQ，是企业内部日常在线沟通的主要渠道，使用十分方便，对提高工作效率作用显著。企业IM不仅仅是在线聊天，企业信息中心发布的新闻公告，企业的业务流程流办理通知，企业知识库中发布的文件，都可以推送链接到企业IM中，员工可以直接在IM中查阅或直接处理。因此企业IM可以成为企业泛OA的微门户。

2、企业论坛

企业论坛类似于微博或百度贴吧。通常是设置一些专题栏目或热点话题引导员工交流讨论，因此企业论坛的话题针对性更强，更加公开深入（企业IM中更多是小群讨论）。

3、留言评论

留言评论是指用户在浏览新闻公告、业务流程、知识库时直接针对该内容进行留言评论，类似于新闻网站的网友评论。由于场景明确，这种留言一般针对性非常强，比较私密，员工经常给出直接的反馈或提出建设性建议。这项功能既能单独使用也能融入到企业IM中使用。

六、常用办公工具

除了前面五大类功能，泛OA还有一个百宝囊，提供各种常用办公工具，帮助员工便捷的开展工作。办公工具的特点是功能独立完整，与业务联系不紧密。

这些办公工具有些是泛OA自身配备的功能，如个人工作日程，个人笔记，在线考试，调查问卷；有些则是外部集成的，如电话会议、视频会议，在线文档协作，个人网盘，工作周报，e-learning，人才测评，红包和支付系统，订票系统，打车系统，等等。

这些办公工具对于提高用户的工作效率和系统粘性大有帮助，可以灵活的根据企业的业务特点和员工的实际需求逐步增加或变更。对用户来说免登录简单好用最重要。从企业角度来说，这些办公工具，对于丰富员工画像也起到了一定的作用。

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泛OA的六大类功能之间看似相互独立实则密切相关，三头六臂构成了一个协调的整体。其中最核心的是业务流程管理。业务流程产生并管理企业主数据，为报表提供数据，为知识库提供文档，业务流程也可以在企业IM中进行办理。泛OA的账户体系为所有功能提供统一身份认证和权限管理。

那么为什么要把这么多功能都塞到一个系统中呢？原因有三点。一是用户希望在一个统一的系统中完成所有工作；二是企业内在业务逻辑的连贯性不希望被信息系统人为的割裂，统一的系统能最大程度的减少数据和流程的重复和冲突；三是一个统一的系统对企业来说能够实现高度复用，建设总成本最低。

如果比照个人互联网，我们可以看到泛OA系统其实涵盖了BAT三大互联网公司的主要产品功能，是一个名副其实的平台应用。这是因为企业就是一个小社会，各种业务需求都有。个人互联网上的各种应用可以相互独立，比如微信支付和支付宝的余额各自独立，但企业中的各种职能却必须统一管理协同工作，比如资产负债表要完整记录各种资产的价值。

那么企业在市场上能找到这样的泛OA系统吗？目前市场上类似的系统都还不能满足这样的需求。对于小微企业来说，阿里钉钉是最接近泛OA的平台，这也是钉钉的努力方向。但对于大中型企业来说，还没有理想的选择，主要是大企业的业务流程复杂而多样。目前很多大企业的主要做法就是自研自建，效果良好但成本高昂。

最后，我想说，这样三头六臂、功能强大的泛OA平台是可以实现的，并非空中楼阁，而且研发难度要远小于复杂的ERP系统。因为深入研究我们就能够发现，企业业务虽然千差万别，但基本逻辑却是一致的，平台的大部分功能都能够标准化为产品。而且泛OA只是提供技术平台，在具体的企业中需要和业务相结合，办公自动化是一个持续建设循环优化的过程。