泛OA之四:什么是泛OA

    2019-09-17 21:52 万勇 lv Created with Sketch.
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如今,企业数字化转型方兴未艾,数字技术正逐渐融入到产品、服务与流程的方方面面,企业中的IT系统也就越来越多。

一、企业应用的点、线、面、体

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门禁考勤,电子邮件是点状应用,专注于某项功能,全员使用;CRM/HR/SCM/财务是线状应用,专注于某个业务领域,服务于某些专业岗位和部门;ERP、OA是面状应用,涵盖一系列相关的业务,打通了多项业务职能之间的流程和数据。

ERP并未能做到真正全面的“企业资源计划”,所以通常也只是相关业务的人员使用而非全员使用(虽然ERP通常也有一些全员使用的功能但事实上极少能做到真正的全员使用)。

OA是为数不多的另一种面状应用,可以涵盖各种业务流程和业务数据,功能分散但相互关联,而且OA通常是全员使用的系统。全员使用是个非常重要的属性,但企业中不断出现的全员应用基本上都是独立的点状应用。

按照以终为始的思维方式,我们相信未来的企业应用系统一定会越来越多、越来越复杂、覆盖企业全方位业务,但人的精力始终是有限的,企业用户无法应付越来越多独立的IT系统,所以现在的点状、线状、面状IT系统将来必然会连接成一个精密复杂、数据自洽的立体系统,然后以简洁统一的面貌展现给使用者。

OA的概念诞生有三十多年了,寄托了人们轻松办公愉快工作的美好愿望。而今大量沟通和文案劳作已经变得简洁优雅,同时“办公”和“生活”的界限也在不断模糊,但OA的概念在所有员工心里根深蒂固,用户经常理所应当的将一些新技术、新系统、新功能、新名词归到广义的OA系统范畴。在各种管理和技术概念多如牛毛快似流星的IT领域,OA的叫法长盛不衰离不开终端用户持久的念力加持。

二、OA系统的特征

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不断演化的OA将持续扩展新能力,更广泛的被使用,最终成长为“泛OA”系统。

OA系统具备三个基本特征,一是全员使用,二是业务相关,三是易于扩展。

1、全员使用。

全员使用意味着泛OA是企业中用户最多的应用系统,用户可以随时随地在泛OA中交流沟通,办理流程,找到自己需要的各种功能和信息,就像无所不能的“企业手机”。用户将习惯于自觉登录泛OA系统而无需提醒,是企业应用的默认入口,就像如今人们离不开智能手机一样。

和全员系统相对应的是专业系统。主要由HR部门员工使用而普通员工很少用的系统,叫HR系统;而普通员工在其中请假考勤,查询年假薪资,办理入转调离流程的系统,就是泛OA系统。主要由财务人员使用,普通员工很少用的系统,叫财务系统;而普通员工直接登录办理出差申请、报销借款的系统,就是泛OA系统。这两个常见的例子都说明了泛OA系统的使用者是全体员工而不是特定的一些部门或专业岗位。

全员使用的特征使得泛OA系统具备成为企业应用平台的资格。

2、业务相关

业务相关意味着泛OA系统是极具个性化的,每个企业的泛OA系统都是独一无二的,系统的每一个流程和数据都融合了企业独特的理念、文化、性格、习惯。

和业务系统相对应的是工具系统。企业不可能采购到开箱即用的泛OA产品,必须进行需求分析然后配置实施,很多时候还少不了定制化研发。电子邮件系统、IM、office办公软件虽然也是广义的OA,也是全员使用,但这些是通用的标准产品,可以认为是业务不相关的工具型产品。

企业在配置泛OA系统时,必须调研实际业务,进行适当改善,然后将合理的或不合理的都固化到系统中,先跑起来再一点点优化。附加了企业独特经验和理念的泛OA系统将融到企业的血液中,成为企业不可分割的一部分,用的越多粘性越高。

OA不仅仅是提升工作效率,还反映企业运营的真实面貌,为持续改进管理奠定基础。因此行业最佳实践可以参考但不能照搬使用,不同的流程体现了差异化的竞争力。

业务相关的特征使得泛OA系统能够为企业提供不可替代的价值。

3、易于扩展。

全员使用也意味着用户对泛OA系统会不断提出各种需求,希望泛OA能够提供更多功能,以改善工作的开展或员工的交流。这些需求常见的是信息查询,业务流程,以及局部点状应用。

信息查询要求泛OA和其他系统进行紧密集成,保持数据的实时更新,理顺数据间的逻辑关系。业务流程要求泛OA与其他系统业务打通,实现端到端的业务办理。局部的点状应用则满足了一些不那么核心的离散需求或低频需求,也更有利于新技术的应用,例如人脸识别、语音识别、大数据分析,地理定位等等,例如在线调查,班车管理,食堂管理,会议室管理,知识产权管理,礼品管理等等。

正是依托大量主数据和强劲的业务流程能力,泛OA能够快速实现更多用户需求,使得企业应用丰富多彩,逐步覆盖企业经营管理的每一个领域。

相对于容易扩展的泛OA系统,ERP/CRM/SCM等专业系统通常具备明确的功能领域,不会做与核心业务不相干的功能扩展。

易于扩展的特征使得泛OA具备了不断成长的潜力。

综上所述,全员使用、业务相关易于扩展企业信息系统称为泛OA系统。

三、传统OA的差距

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很多企业里的OA系统都是全员使用的,但用户体验不佳;有很多流程在跑,但可能与业务关联度不高,仅仅是做简单的领导审批;有很多业务数据,但没有和ERP等其他系统进行高度集成,自成一个信息孤岛;只能在系统的有限配置能力内扩展流程,如果企业自身不具备研发能力,就无法进行功能扩展和灵活调整。这样的OA系统还不能称为“泛OA”系统,只是第三代的传统OA系统。

传统OA从系统定位和功能范围上比较接近泛OA。全员使用但全员不爱用,业务相关但浮于表面,可以配置但扩展能力太弱。

从传统OA发展到泛OA,既需要OA厂商研发出更强的产品,也需要企业用户结合自身业务需求不断迭代优化。

 

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作者:万勇,企业信息化数字化实战专家,曾任金山集团、华彬集团CIO十余年,熟悉企业信息化各领域,擅长SAP/CRM/OA等大项目,精通企业级产品的研发,尤其了解互联网公司信息化特点。

    本文作者:万勇 责任编辑:牛透社 本文来源:牛透社
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