泛微文书定确保电子档案移交接收过程:真实、完整、可用和安全

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电子档案的移交接收是电子档案管理流程的重要环节之一。

国家档案局发布的《电子档案移交接收操作规程》中明确了电子档案移交接收的工作流程,规定了电子档案移交接收准备工作和电子档案移交接收操作的要求。

在移交接收过程中,如何快速处理大量的电子档案,如何规范操作流程,提升电子档案移交接收的程序规范性?

电子档案移交接收管理痛点:

• 电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性需要全过程检测,确保电子档案可长期存储;

•档案馆或者接收单位需要接收来自异地、众多组织大量的电子档案,如何提高工作效率?

• 涉密的电子档案,如何严格按照规定避免泄露,建立严格权限,避免组织造成不必要的损失;

……

泛微文书定-数字化档案管理系统协助组织实现电子档案移交、接收、入库全程数字化;

产品符合GB/T18894-2016,GB/T39784-2021,DA/46-2009,DA/T70等多个中华人民共和国档案行业标准;

并且根据国家标准提供的“四性检测”功能可以根据不同使用场景配置不同的“检测方案”,满足档案数据在档案收集、归档、移交、长期保存阶段的不同检测要求。

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(图片素材来自于国家档案局)

泛微电子档案移交接收管理方案亮点

1、电子档案移交,形成电子档案移交信息包

规范要求:

首先要做好电子档案移交的准备工作,在线离线均可。

接着,需要进行电子档案移交数据,主要包括电子档案的目录数据、内容数据和元数据等。

然后,档案移交单位应按照电子档案移交范围和时间要求确定待移交电子档案。

档案移交单位应对电子档案移交清单与待移交电子档案的一致性进行检查,确认无误后,导出待移交电子档案的目录数据、内容数据和元数据,形成电子档案移交信息包。

泛微解决方案:

泛微文书定支持标准数据包导出,支持按照《电子档案移交与接收办法》档发【2012】7号文件导出符合标准的eep封装包,进行在线的电子文件的移交和接收。

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(数据包导出)

2、电子档案检测,移交前、移交后均需检测

规范要求:

档案移交单位应对电子档案移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测,检测合格后方可提交。

档案馆应对签收的电子档案移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

泛微解决方案:

泛微文书定电子档案管理系统参照《文书类电子档案检测一般要求》DA/T70—2018,按照电子文件管理环节,规范制定归档阶段、保管阶段和移交阶段检测方案,支持对接收对档案数据进行真实性、完整性、可用性、安全性进行质量检查,并且生成检查报告,反馈检查结果。

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(四性检测)

真实性:文档实体一旦录入,不能修改,只能更新版本具有规范化的元数据信息详细的审计功能,通过电子签名进行校验,MD5值验证。

完整性:对必选元数据和电子文件附件进行检测,审批流程实现文档自动转换PDF版式文件,提高自动化程度,减少人工干预。

可用性:系统上,以文档图标标明电子文件存储格式(pdf/doc/tif);管理上,检查接收时可双击浏览电子文件,保证电子文档可用;标准接口服务支持,业务系统可调用查询电子文件。

安全性:

全组织统一认证登录,登录密码加密;通过文种,密级多维度进行访问控制,支持单文件授权;检查接收模块增加病毒检测引擎,保证文档无病毒;完善的备份恢复机制。

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(检测报告)

3、电子档案接收管理,多种接收模式

规范要求:

收到电子档案移交信息包后,应向档案移交单位进行确认。在线移交时,可通过应用系统签收功能或系统日志记录等方式进行确认。离线移交时,可将签收人、签收时间等信息记录到《电子档案移交接收登记表》。

其次,应对签收的电子档案移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。

泛微解决方案:

档案接收支持在线接收和离线接收的方式,能够保存处理过程信息。支持多种方式录入档案数据,保存接收的处理记录。包括处理手动接收档案数据;提供统一标准接口接收档案数据;能够提供数据源自动抓取,并且对源数据字段和目标字段实现关联映射,实现数据的自动抓取。

数字化副本全量接收:对数字化加工成果进行条目导入,并以列表形式集中展示。提供全文挂接功能,通过设置字段匹配规则,条目批量导入完成后,可以通过与条目中的元数据(档号、题名等)实现电子文件名称和著录字段关联匹配,实现批量挂接,实现电子原文和条目的统一管理。

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(数字化成果接收)

批量导入:系统可以提供统一的导入模版,可以一次性导入大量数据,支持20W的条目数据导入。导入结果提供导入日志,标识出导入异常的数据,并且支持异常数据的导出。系统可以设置多个验证组合对重复字段进行验证。

电子原文上传:档案原文上传支持普通上传和大文件上传,大文件上传采用分片上传技术,支持文件断点续传,中断后可以自动在下一次上传时从中断位置继续上传。

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(电子原文)

4、接收无纸化,《电子档案移交接收登记表》电子化

规范要求:

检测合格后,档案馆与档案移交单位应办理电子档案交接手续,填写完成《电子档案移交接收登记表》。如具备符合国家有关要求的电子印章系统或其他形式可确保《电子档案移交接收登记表》上电子印章的有效性,《电子档案移交接收登记表》可采用电子形式办理和保存。

泛微解决方案:

为移交登记表、移交清单建立统一模板、高效签署:根据管理要求,移交过程中同步提交的移交登记表、移交清单必须按照档案馆要求统一格式,期间涉及移交人、移交单位、接收人、接收单位等多方签署,线下签署程序多、周期长,档案移交工作复杂化。

现在,档案移交部门可以在系统调用电子模板一键生成标准文件样式,无需手动下载、制作。泛微融合电子签章,快速发起线上签署流程,移交单位、接收单位相关人员在线签字、盖章,高效完成对接。

在电子签章系统中完成文件的签署或盖章,并将盖章后的文件归档至档案系统。过程中完整保存文件的数字签名、时间戳等信息,保证电子档案不被篡改。

文书定档案系统还可以针对系统内的信息数据、用户行为、系统日志进行相应的锁定,从而满足对内实现可溯可查,对外可以满足监管、审计等多方面的要求,确保《电子档案移交接收登记表》上的信息不被篡改。

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5、电子档案入库,完成移交接收工作

规范要求:

档案馆将接收的电子档案纳入档案数字资源库管理,妥善保存电子档案移交信息包、《电子档案移交清单》和《电子档案移交接收登记表》,完成电子档案移交接收工作。

泛微解决方案:

为了实现电子档案的长期存储和有效利用,在收集完成之后,后续会对档案进行相关的整理。

系统可以对符合要求对电子档案进行登记,支持电子档案对入库前预处理,比如:分类、整理、排序、编目。对登记过程的电子档案数量、元数据进行确认。

对接收的电子档案数据进行著录,建立目录或全文数据库,方便查找和利用,实现电子档案数据的长期存储。

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(档案组卷)

总结

泛微电子档案接收管理方案,提升档案管理的全面性、安全性与完整性,推动信息传输、共享效率,助力档案移交组织、接收组织落地规范有序的档案移交接收程序,推动组织全面数字化进程。

    本文作者:泛微 责任编辑:又又 本文来源:牛透社
声明:本文由入驻牛透社的作者撰写,观点仅代表作者本人,绝不代表牛透社赞同其观点或证实其描述。
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