泛OA之九:奉OA之名

    2019-09-20 18:48 万勇 lv Created with Sketch.
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“什么是泛OA”中我们讲到:全员使用、业务相关、易于扩展的企业信息系统称为泛OA系统

“泛OA的三头六臂”中我们讲到:OA的六大类功能是信息中心、流程中心、主数据、知识库、社交平台、常用工具。

但现实中,在新技术爆发的后ERP时代,很多企业的信息化、数字化进程虽高歌猛进,但迷失了重心和方向。

 

一、信息孤岛卷土重来

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近十年来各种IT新技术不断发展,同时企业中新需求不断涌现,他们的结合产生了许许多多的新产品,市场上涌现出了许许多多的ToB新厂商。各种新产品的宣传令人眼花缭乱。例如差旅报销系统,资产管理,企业云盘,档案管理,任务管理系统,在线培训,绩效管理,招聘管理,会议通讯等等。

百花齐放不断创新当然是进步,但将点状应用夸大宣传成线状应用,线状应用夸大宣传成面状应用,这不仅仅给用户的选型造成了极大的困扰和误导,也使得企业的IT架构再度凌乱,出现了更多的信息孤岛。

厂商溢美自家产品无可厚非,但用户必须清醒的知道,企业的经营活动是统一的有机整体,所以企业的系统架构必须统一集成,功能重叠或数据割裂都是陷阱。

随着SaaS应用的高速发展,企业中很多业务部门会抛开IT部门,独立选择使用一些点状应用,以满足部门自身的特定业务需求。这种做法看似高效,但脱离企业总体IT规划的系统经常麻烦不断。如果孤岛系统使用效果良好,后续就需要和其他系统进行开发集成。如果孤岛系统使用效果不如预期,就可能反复推倒重来。这种情况可谓屡见不鲜,对企业来说就是投资损失。

历史上ERP曾经统一过一大批孤岛系统,也许现阶段的孤岛系统只能由泛OA来统一。分久必合合久必分也许在所难免。

对于企业来说,在自身的泛OA平台成熟之前,这种陷阱有时候是无法避免的。因为企业无法很快找到合适的泛OA平台,而业务需求急迫,所以只好先上线一个孤岛系统,以后再寻求机会进行整合。但企业必须明白,要在建立应急孤岛系统的同时,必须尽快努力建设适合自己的泛OA平台,以避免越来越多的孤岛系统。

 

二、OA的相似系统

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与传统OA相比,泛OA是企业流程管理和主数据管理的核心系统,具有强大的系统集成能力和良好的用户体验。

传统OA系统是与泛OA最接近的常见系统,但在各方面都有很多不足,系统扩展能力较弱,使用体验很差,因此还很难成为企业系统集成的核心,用户的喜爱程度也不高。

除了OA系统之外,市场上有一些产品名字不同宣传不同,其实和OA功能相似,如果不能正确认识就可能导致重复采购,劳民伤财。

常见的协同办公系统,和知识管理系统其实就是OA,并无区别。

还有EIP(企业信息门户)、work flow(工作流)、BPM(业务流程管理)、企业社交等等,都是OA的相似系统。还有更高级的名字,比如XX综合管理系统,XX数字神经网络,企业内网平台等等。

有些厂商可能会有不同意见,会说BPM或者协同办公平台不是OA。我们经历过很多次大大小小的辩论,详细辨别其中的差别,但总是无法划出清晰的界限,哪怕是概念性的定位,这些系统之间从功能到用法总是大量重叠,而差异与其说是系统之间的还不如说是具体产品之间的。更关键的是,虽然各家厂商颇多创新,但是从用户视角来看却还是OA的范畴,都是在帮助员工提高办公的自动化程度。

有专家说OA太简单了,BPM(业务流程管理)包含了OA,更高级。也有专家说HR系统更全面,KM(知识管理)范围更大,或者说企业IM(即时通讯)更高频,等等。殊不知OA也在进化,但本质未变。这里仅以BPM和HRMS举例简要分析。

1、BPM,业务流程管理

BPM厂商说OA能够实现的只是简单的审批流程,或者叫工作流,只有BPM才能管理复杂的端到端的业务流程处理,比如费用报销流程审批到财务系统记账。但这种简单流程和复杂流程之间的界限模糊不清,而且经常转换,只是端到端流程和片段流程之间的区别。

也许最开始是单纯的费用报销领导审批,但加上系统自动预算审核,财务自动记账也是顺理成章的需求,企业很少会为此重新实施一套BPM系统。流程从来都不是简单的领导审批,离不开数据的校验和系统间互动。这种流程复杂性的深浅只是量变而非质变。

而且OA还包含很多流程之外的功能,比如CMS(内容管理,一般用作新闻公告),企业论坛,知识库等等,所以说BPM包含OA或者BPM比OA更高级的说法是站不住脚的。

2、HRMS,人力资源管理系统

HR系统厂商认为HR系统是为全体员工服务的,所以更具平台潜质。但事实上多数企业的HR系统是为人力资源部服务的,组织管理、人员管理、薪酬管理的实际用户并不是全体员工,虽然薪酬查询,e-learning,绩效管理是全员都会使用的功能,但这些功能使用频率太低,员工主动参与度也不高,所以并不能真正成为全员使用的工作平台,员工只是在不得不用的时候才会想起HR系统。

当然这里并不是说OA系统可以完全取代HR系统,因为HR系统有一些非常专业的功能,例如薪资计算,并不适合于在OA中实现。但人力资源管理中的大部分与全体员工相关联的功能,更适合放在OA系统中,而不是HR系统中。

因为很多人力资源相关业务都是通过业务流程来开展的,从请假考勤到入转调离,而流程管理OA系统的强项,HR系统中的流程能力往往很弱。

 

三、企业系统划分标准

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企业业务不胜枚举,行业特点五花八门,因此市场上各种针对性的应用系统层出不穷。

这里涉及到一个系统划分标准的问题。我们对于企业应用系统的划分通常是按业务线或业务需求点来划分的,大的如HR/财务/CRM/SCM,小的如签到、外勤、招聘、订票等等。

按业务线划分的好处是,专业性强,便于产品规划研发,也便于销售和采购。但对企业来说容易造成系统边界不清晰,系统功能的重复或缺失,不利于企业整体信息化规划。例如,所有的系统都包含组织结构和人员管理,都包含权限体系。这些重复的功能和数据不是财富通常是麻烦,只能交给企业的IT人员想办法进行整合或协调。

 如果站在用户角度来划分,全体员工都会使用的功能,就应该放到泛OA系统里,人力资源专业人员主要使用的功能就会放到HR系统里,财务专业人员主要使用的功能就会放到财务系统里,销售人员主要使用的功能,就会放到CRM里,以此类推。例如每个系统都会涉及到业务流程和即时通讯,那么业务流程办理和即时通讯就应该放在泛OA系统里,这样就极大的减少了不同系统之间的功能重叠,同时系统功能变得更加专业和强大。

因此企业信息系统首先应当按照用户来划分,全员使用的功能放到泛OA里,专业岗位使用的系统再按照业务线来划分,这样既能保证满足专业岗位的需求又能满足整体架构的高效统一。

 

认清系统的本质才能进行正确的选择。

以上讲到的信息孤岛和OA相似系统问题,不仅仅是选型的问题,还会影响到企业的长远IT规划。在市场上众多厂商喧嚣诱人的宣传推广之中,企业必须从自身IT规划角度仔细辨别谨慎选择。最理想的IT规划是在一个平台级系统中实现全部的功能和需求;退而求其次的是将多个独立系统进行接口集成,然后提供给用户一个统一的使用界面;最糟糕的情况是企业里孤岛信息系统林立,让用户不知所措。

所以OA也好,BPM也罢,知识管理,信息门户,等等说法都可以归为“泛OA”系统,用户喜欢只登录一个系统。目前市场上流行的钉钉其实就是一个泛OA系统,全员使用,业务相关,功能全面而且在不断扩展变化,只是钉钉目前只能服务于小微企业,不能支持复杂的业务逻辑。而面向大中型企业的泛OA系统还都不太成熟。

用户其实并不关心系统的名称叫什么,系统总是越少越简单越好。虽然OA并不完美,但我们发现广大用户对OA这个名字接受度最高,期望最高,叫着顺口,也好理解,因此我将功能强大的下一代办公系统称为“泛OA”。众多新奇的系统名称可能是厂商自己的游戏,用户的视角比较朴实:好用就行

 

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作者:万勇,企业信息化数字化实战专家,曾任金山集团、华彬集团CIO十余年,熟悉企业信息化各领域,擅长SAP/CRM/OA等大项目,精通企业级产品的研发,尤其了解互联网公司信息化特点。

    本文作者:万勇 责任编辑:牛透社 本文来源:牛透社
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