教育行业采购管理如何降本赋能,完成数字化转型?

以前教育行业的采购,一般很少将采购成本控制和流程管理问题放在重要位置,换言之,成本支出和流程管理意识比较薄弱。近年来,教育行业发展迅速,采购端不论是支出体量,还是采购方式都有了很大的变化。据调查结果显示,目前教育行业的采购,成本管控问题越来越被重视,降本增效,生态化采购成为教育行业采购管理的战略目标。


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教育行业业务正朝着多元化方向,以及在线教育和传统课堂教育联动的两大发展方向积极迈进,全链路为教育发展保驾护航,采购端产品力构建教育品牌的护城河。私立连锁学校,双语学校等,采购规模不断扩大,内外部对供应商的管理需求持续提升,传统的采购管理模式承载不了快速发展的需求,采购端的一些问题逐渐凸显:


1、采购效率低:教育行业对整体采购要求高,从申请到付款需要层层审批,采购效率低;


2、信息丢失率高:在采购过程需要多个系统支持,信息容易缺失;


3、双语沟通:很多高校及机构都是双语沟通,单方面语言很难满足需要,导致沟通成本高;


4、低值易耗品采购频繁:报销流程繁杂,人工成本高;


5、缺乏线上采购管理系统:线下统计采购数据,费时费力,且预算无法实时管控;


6、采购渠道:分散多样,线下寻源过程不透明,不合规。



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教育行业数字化转型相比其他行业起始较晚,但在转型规划上更具前瞻性,采购管理由规划运营过渡到战略运营,亟待在采购和供应商管理环节引入数智化采购工具来支撑采购运营管理的升级。提升寻源、应付审批、预算管理、发票管理等实际采购应用场景的管理水平,实现一站式采购管理,助力教育行业完成数字化采购转型。



一、应付管理


通过支出宝采购管理系统,实现应付账款流程自动化,最大限度地减少人工干预,避免在应付账款或应付货款流程中犯错。


1、系统支持多种付款形式,可灵活导出转账申请;


2、支持付款状态查询,财务凭证可追溯;


3、支持银企直连,帮助教育企业提高资金管理效率。


二、非目录采购


系统全链路无缝集成,完美覆盖教育企业定制化非目录采购需求,全流程风险控制,减少不确定性因素。


1、数据可视化,系统无限制兼容企业ERP、OA系统,多维度数据源整合,实时同步数据信息;


2、支持采购策略自定义,满足企业定制化需求,且流程简单易操作;


3、RPA流程自动化,极大提升采购效率,减少人为干预。


三、采购商城


支出宝采购SaaS系统与多家优质采购平台对接,搭建集中化采购供需撮合平台,海量真实货源一键触达。


1、系统将教育企业采购渠道集中化,引入企业方自有供应商,助力企业整体把控;


2、对接多家外部采购平台,提供海量货源,择优选择,进一步降低采购成本。


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四、预算管控


智能费控引擎,支持多维度预算控制,让企业所有开销一目了然,并通过大数据计算提供预算预测,助力教育企业提前做好预算统筹,从此告别预算失控。


1、多维度预算控制


智能费控引擎,从成本中心、产品线、项目到订单合同,从月度预算、季度预算到年度预算,一键自定义;


2、全链路无缝集成,从内到外层层把控


无限制兼容ERP系统,整合企业内部数据,预算控制更完整更有效。


五、发票管理


系统全自动化发票流程处理,即帮助企业节省了人工,又提升了整个过程中的准确性。


1、发票全自动化处理


自动处理并生成发票,极大节省了人工成本;


2、智能检测,发票0失误


在发票生成过程中,系统根据既定规则对发票内容进行实时检测,当发现内容异常时,第一时间向供应商报错,同时停止当前发票继续流转;


3、支持供应商查看支付状态


供应商通过系统可以随时查看支付状态的发票,显示应付金额和待付余额,确保合同正常进行;


4、发票协同


供应商可以在线预制发票,按照税率和发票限额自动拆票,拆票后自动匹配 订单项、收货项。



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支出宝采购管理SaaS系统,包含从采购上游的寻源,合同管理,至采购下游的订单,以及差旅管理模块,助力企业提高采购效率,规范采购流程,实现预算实时管控,促进教育行业企业数字化转型。


(1)目录采购申请


(2)非目录采购申请


(3)收货


(4)订单付款申请


(5)非订单付款申请


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支出宝通过易用高效的SpendinSight™采购支出管理系统,助力教育行业企业升级数字化采购,实现采购成本全流程数智化管控:


  • 将线下供应商,晨光,京东等不同渠道的供应商采购整合至采购管理SaaS系统,全面管控企业采购支出,实现采购数字化转型,为采购支出分析打下数据基础;同时有效支撑未来业务发展的批量可复制性;


  • 100%实现预算事前管控,实时扣减,实时查看预算使用情况,支持分摊调整,避免预算超支提醒不及时的情况;


  • 统一目录采购与非目录采购入口,更简单易用;


  • 采购申请到付款端到端全流程跟踪管理;


  • 大幅提升公对公结算比例,借助内嵌的电商及差旅采购平台,规范了低值易耗品的供应商管理问题;


  • 提高采购效率和信息完整性,高效建立教育行业及业财一体可追溯化,生态化发展管理体系。



    本文作者:支出宝 责任编辑:宋佳 本文来源:牛透社
声明:本文由入驻牛透社的作者撰写,观点仅代表作者本人,绝不代表牛透社赞同其观点或证实其描述。
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