项目管理的闭环思维和实操

说到闭环,想必大家都不陌生,不管是学习活动还是生产活动,闭环思维都备受推崇,在项目管理中,闭环思维也是降低风险和提高效率的有效方法之一。按照闭环的定义,闭环指的是将系统输出量的测量值与所期望的给定值相比较,由此产生一个偏差信号,利用此偏差信号进行调节控制,使输出值尽量接近于期望值,因此,闭环也叫反馈控制系统。简单理解即是将期望与实际结果相比较,并用比较得出的偏差来指导下一轮作业。


在VUCA时代,项目具有不确定性和易变性,有诸多因素影响着项目的成功,如果不对项目中的偏差加以控制和调节,项目管理的交付质量和速度就得不到保障,闭环思维就是运用科学的方法对项目管理的环节和数据进行监控,并根据反馈结果,对项目管理的流程和计划进行调整,从而保证项目交付的成功。


1,闭环思维的关键——反馈


从闭环的概念中,我们可以提炼到两个关键词,一个是偏差,一个是反馈。


在项目管理中,偏差是指项目各要素计划与实际之间的偏差,包括资源、费用、工时等方面。在现实的项目管理环境中,项目不可能完美按照计划发展,发生偏离可以说是家常便饭,因此我们做项目不能仅仅关注项目的启动和计划,对于项目在相应阶段的实际情况也需要及时掌握。


至于反馈,则是捕捉到项目计划和实际之间的偏差后的分析和应对环节——项目管理人员在项目运行过程中对项目进行监控和管理,通过对相关项的偏差分析,发现、预测、分析项目过程中可能存在的风险或瓶颈,然后提前规避,或者提前想好应对策略,让项目始终处于可控状态。


发现偏差并及时反馈,正是项目经理的工作重点,也是项目管理中最难的环节。现在大部分的项目都有周期长、变更多、时间紧迫的特点,项目经理需要花费大量的时间在check上,如果没有科学的闭环流程或模型,项目经理将很难从项目的偏差中得到有效反馈,更不要说去分析、解决可能存在的问题。


2、项目管理如何实现闭环


项目管理过程中,效率和质量尤为重要,这就要求项目经理能够运用合理的项目管理流程规范和高效的数据反馈系统,用科学的工具辅助实践,找到最适合自己项目的闭环模型。


①常见的项目管理闭环模型


项目五大过程组:项目的全生命周期一般按照项目的启动、计划、执行、监控和收尾五大过程组运行,这一过程的监控环节其实就是一个闭环——项目在计划和执行的环节中,通过监控来发现计划和实际的偏差,并根据反馈的结果修正,直到收尾后退出该循环,如下图。


项目五大过程组.png


PDCA循环:PDCA是指Plan(计划)、Do(执行)、Check(检查)和Act(处理),在项目的全生命周期内,项目的每个环节、每个步骤都可以按照这一顺序进行管理,且每一次的循环都是相较于前一次的进步——不断地对项目个环节进行偏差修正,可以减少变更带来的负面影响,保质保量地完成项目。


APCD.jpg②用项目管理工具实现项目的闭环管理


前面提到的两个闭环模型都是方法论层面的,在实际的项目管理实践中,能够最直观体现项目计划和实际之间偏差的就是信息数据,而信息数据需要有一套专业的项目管理工具采集,将项目管理的各个要素进行信息化、数字化处理,然后进行统计分析,计算出计划与实际结果的偏差,并反馈给管理者,使得项目计划调整更加易于操作和控制,从而指导项目管理的闭环管理。下文以易趋项目管理软件为例,展示项目的闭环管理思想在工具上运行的效果。


a.计划和反馈


项目的数据主要来自两个方面:计划数据和实际数据。计划数据来自于项目经理在规划阶段做好的各项预算,包括资源预算、费用预算、采购预算等,这方面的数据由项目经理根据项目的实际情况和项目的总成本预算合理制定,并提交高层领导审核批准,以费用预算为例,如下图,项目经理可以将费用预算按类型分类、按阶段分布,展示方式清晰明了:


闭环思维1.png


实际数据来自于项目在实际运作中产生的实际结果,比如实际的人工消耗、工时投入、费用支出,实际数据是项目进行偏差统计的重要依据,需要项目经理设定科学的收集方式,以保证搜集来的数据是真实、有效的。在易趋上,项目相关人员可以通过费用单和采购合同上报实际的费用支出,通过工时单上报实际的工时支出,以费用单为例,如图,设置费用单的审批流程,通过采购合同、费用报销凭据可以保证数据的真实性:


闭环思维2.png


b.统计和监控


在闭环思维中,处理项目的计划数据和实际数据不是两个独立的环节,而是相互关联和互相制约的,项目经理可以借助项目管理工具上的一些统计图表和监控视图,实现对项目数据的分析和反馈。


下图是某项目费用预算和实际费用支出的监控视图,每项费用都有计划和实际的直接对比,并自动计算偏差值,用颜色标注预警偏差的程度,为项目经理修正费用预算、控制费用支出、降低费用风险提供参考依据。


闭环思维3.png


下图展示的是某项目预算数据和实际数据的分布和执行情况,相比较上一个视图更具有概括性,不仅可以对项目经理起到提醒作用,还可以展示给高层领导,方便领导实时掌控项目的财务情况,以便及时做出相应的决策。


闭环思维4.png


c.变更管理


当项目的数据发生偏差时,项目经理就要考虑是否要进行变更,项目的变更过程要科学有序、有迹可循,这其实就是一个项目变更的闭环管理,即比较分析变更前后的版本,优化和升级管理经验,指导今后同类项目的管理活动。


在易趋上,项目的每次变更都会经过审批,审批通过的版本就会形成一个基线,系统会留存每个变更版本,项目经理和高层领导可以通过跟踪项目基线,掌握项目相关项的不同版本和变化趋势,从而掌握项目的健康状态。如图,该项目在BL8基线上费用预算和采购预算较上一个版本是没有变化的,但是管理阶段(里程碑计划)、交付物、资源预算和收益预算有了变更。根据这个变更情况,高层领导可以要求项目经理对变更的几个相关项进行说明,并根据反馈做出相应的决策。


闭环思维5.png


3,总结


①闭环思维是始终贯穿于项目管理的科学有效的管理思维,是提高项目管理效率和管理水平的有效途径;


②用闭环思维进行项目管理,需要关注项目的偏差和反馈,及时发现项目实际和计划的偏差,并分析、预测项目可能存在的风险,及时规避风险或解决问题;


③运用科学的闭环模型和专业的项目管理工具,将项目管理结构化、信息化、数字化,可使闭环思维的运用更有效。

 

    本文作者:易趋 责任编辑:马亚蒙 本文来源:牛透社
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