苏州广隆集团牵手契约锁,打造统一印控中心,让“6家”4S店统一用章

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苏州广隆集团是以汽车贸易和服务为主的企业集团,主营“本田、奇瑞”等汽车品牌,旗下4S店共6家。印控中心的引入将推动广隆集团内部管理优化,助力各门店持续高效的为客户提供高品质服务。

在“OA”的基础上,统一6家门店用章平台:

为了将集团管理制度在6家门店快速复制、落实,广隆集团此前已经通过泛微OA系统,实现了日常业务审批、监管。

但是,由于“用章”一直停留在“纸质化”阶段,由6家门店独立管理的印章仍属于广隆集团的“管控盲区”:

首先,印章放在4S店,人为干预风险过多,实际的管理、使用情况怎么样?是否会被门店员工乱用都不得而知。

其次,虽然用章文件实现了线上审核,但是最后究竟盖在什么文件上仍然无法保证,潜在业务风险很难一一筛查。

在选择电子签章平台的过程中,考虑到各门店属于独立运营,广隆集团可能面临6家门店、6套电子签章系统的情况。

升级维护成本高不说,各个门店仍然处于独立维护印章状态,集团无法直接干预管控。这也是广隆集团选择契约锁的重要原因之一。

契约锁具备强大的“分级分权”管理能力,通过和泛微OA、智能印控仪无缝集成,为广隆集团打造“统一印控中心”,1套系统就能统一管理6家门店所有印章,实现“电子签约及印章管控”一体化,实现统一、分级、授权的集团化用印。

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(广隆集团的统一印控中心)

现在,广隆集团已经实现:

1、对6家门店的“电子章和实体章”进行全生命周期管理。 

在一个平台对6家门店的印章进行“制作、变更、使用、作废、停用”全生命周期管理,还能为分店指定独立的印章管理员,实现分级授权管理、掌控印章动态。

2、单点登录泛微OA、契约锁印控中心,按需审批用印。

售车、采购、人事等业务,各大门店员工直接登录OA系统,在OA流程表单中根据需求选择使用“电子章”还是“实体章”,确保每次盖章都经审批、有授权。

3、把实体印章装进印控仪留在门店 

智能印控仪通过印控中心统一指挥、监管,实现授权解锁,印章留在门店、业务员外带安全、放心。

4、门店业务员随时随地用手机就能申请盖章

把印章装进移动办公软件,随时随地用手机就能申请、审批用印,查看盖章进度,在集中管控的同时,保障6家门店的用章效率。

统一管理“电子和实体”2类印章,解决6家门店日常业务用章需求

1、在OA系统和客户签署一份“电子购车合约书”

以前,客户在广隆4S店现场签购车协议,要等4S店员工走完OA审批流程后打印下来,才能签字、盖章。有时,客户没到现场可能还要快递,无形中增加了客户的等待时间和销售成本,耽误购车效率。

目前,契约锁通过集成泛微OA已经为“广隆集团的4S店业务员和客户”打造了一个线上签署平台。

业务员从OA发起协议签署流程,审批后自动实现内部盖章,同时,系统自动以短信形式邀请客户完成线上电子签名,全程无纸化,几分钟就能完成一份购车协议。

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(广隆集团4S店购车协议线上签署流程展示)

具体应用场景如下:

① 在OA端发起协议签署流程,表单内容自动套入电子购车合同模板。

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② 审批后自动调取电子印章完成内部盖章 

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2、实体印章装进智能印控仪,盖章、外带更安全

当前,广隆集团仍然存在的大量“实体盖章”需求,比如“采购、广告宣传、银行/保险公司合作、主机厂反馈、房屋租赁等”业务。

为了集中管控这部分用印需求,契约锁借助智能印控仪将门店印章放进章筒,通过集成,远程管控设备,实现流程授权使用,确保用印、外带安全。

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(实体印章审批使用流程)

具体应用场景如下:

① 通过OA流程上报用印文件、用印次数,审批后获取授权

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② 移动端蓝牙连接设备,通过“授权流程”自动解锁、用印

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③ 全程拍照监控

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此外,各类需要外出办理的盖章业务,比如银行往来业务,业务员现在可以直接带着章筒外出办理,设备不经授权无法使用,全程防盗用、乱用。

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(智能印控仪,外带印章更放心)

3、把印章装入移动应用,随时随地用印

此次,契约锁和广隆集团现有的移动办公软件完成对接,打造移动端用印助手,无论何时、何地,业务人员在手机端就能发起用印申请、领导随时随地审批,轻松用印。

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(移动端轻松拖拽印章、手写签名)

据统计:通过建立统一印控中心,广隆集团已经实现了包括“新车订购合约书、保险文件、采购合同、人事/行政文件、银行合作文件、广告业务文件、租房合同、主机厂反馈业务文件等”在内的多种业务的用印需求。

小结:

汽车4S店集团化管理形式,已经较为普遍,如何发挥集团总部管控力,落实好各个4S门店业务管理标准,将成为行业核心竞争力。

广隆集团在“统一印控中心”的应用过程中,将实体用印带来的管理限制逐步瓦解,为企业内部的信息化管理注入了全新动力。

契约锁作为电子签及印控管理服务平台,将持续为更多4S店集团提供统一印控、电子签约、电子用印、电子存证服务,让4S店的每一份电子文件“合法、安全、可验真”。

    本文作者:契约锁电子合同 责任编辑:马亚蒙 本文来源:牛透社
声明:本文由入驻牛透社的作者撰写,观点仅代表作者本人,绝不代表牛透社赞同其观点或证实其描述。
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